Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Haukiputaan Heitto jäsen- ja harjoituspäiväkirjarekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä:  06.10.2025

Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, EU 2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.

 1.      Rekisterinpitäjä

Haukiputaan Heitto Ry

Törmäntie 15

90830 Haukipudas

 y-tunnus 0209814-4

2.      Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

• Jäsenrekisteri: Pirkko Vahtola, pirkko.vahtola@haukiputaanheitto.fi

 Harjoituspäivkirjarekisterit:

• Uinti: Katri Ukkola, katri.ukkola@haukiputaanheitto.fi

• Suunnistus: Suvi Päkkilä suvi.pakkila@gmail.com

• Mailapelit: Markus Vahtola markvaht@gmail.com

• Salibandy: Mika Naumanen mika.naumanen@haukiputaanheitto.fi

• Voimistelu:  Linnea Holmroos voimistelu.toimisto@haukiputaanheitto.fi

• Paini: Katja Erkkilä  katja.erkkila@haukiputaanheitto.fi

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

• Jäsenrekisteri

•  Harjoituspäiväkirja rekisteri Uinti

• Harjoituspäiväkirja rekisteri voimistelu

•  Harjoituspäiväkirja rekisteri suunnistus

• Harjoituspäiväkirja rekisteri mailapelit

• Harjoituspäiväkirja rekisteri salibandy

• Harjoituspäiväkirja rekisteri paini

 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta  Haukiputaan Heitto Ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet

•   harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen

• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

• väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta  Haukiputaan Heitto ry oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Mikäli toimihenkilö toimii seurassa työsuhteessa, tulee muussa henkilörekisterissä ja tietosuojaselosteessa huolehtia työntekijän henkilötietojen käsittelyn informoinnista työsuhteeseen liittyvin osin.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Haukiputaan Heitto Ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Haukiputaan Heitto Ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja ja tietoryhmiä rekisteröidyistä:

5.1. Henkilön yksilöintitiedot

• Etu- ja sukunimi

• Syntymäaika tai ikä

• Sukupuoli

• Kotipaikka

•  myClub ID 

5.2. Yhteystiedot

• Postiosoite

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero

5.3. Alaikäisten jäsenten ja huoltajien tiedot

• Tarpeelliset huoltajan suostumukset ja niihin liittyvät tiedot (jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan, valokuvaukseen ja palveluiden käyttöön liittyen)

•   Huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 

5.4. Toimihenkilöiden tiedot

• Nimi

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

• Laskutustiedot

• Valokuva

• Tiedot osallistumisesta toimintaan ja koulutuksiin 

5.5. Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden tiedot

• Nimi ja titteli

• Yrityksen tai yhteisön nimi

•  Postiosoite

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero

6 Jäsenyyteen ja toimintaan liittyvät tiedot

• Jäsennumero ja jäsentyyppi

• Jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot

• Tiedot osallistumisesta jäsen-, harrastus-, koulutus- ja keskustelutilaisuuksiin

• Kuvauslupa ja valokuvat

• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat tiedot (esim. erityisruokavaliot, harrastustoiveet, vapaaehtoiset ilmoitukset)

  5. Harjoituspäiväkirjatiedot

• Harjoituksen päivämäärä, kesto ja paikka

• Harjoituksen tyyppi, sisältö ja kuormittavuus

• Valmentajan tai ohjaajan nimi

•  Poissaolot ja niiden syyt

•   Kilpailu- ja testitulokset

• Valmentajan tekemät huomiot ja arvioinnit

• Harjoituskausien tavoitteet ja seuranta

• Mahdolliset jäsenen itse luovuttamat terveyteen tai palautumiseen liittyvät tiedot

•  terveystietojen suostumusperuste ja käsittelyn rajoitukset

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana taikka myClub-käyttäjän liittyessä esim. alaikäisen jäsenen jäsentilin käyttäjäksi. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Haukiputaan Heitolle.

8.   Tietojen vastaanottajat 

Henkilötietoja voivat käsitellä Haukiputaan Heitto ry:n sisällä ne henkilöt, joilla on tehtäviensä perusteella siihen oikeus. Tällaisia ovat esimerkiksi:

• seuran johtokunta ja toiminnanohjaus

• joukkueiden ja lajijaostojen valmentajat, ohjaajat ja joukkueenjohtajat

• kilpailu- ja tapahtumatoiminnan järjestäjät

• taloushallinnon ja laskutuksen vastuuhenkilöt

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuran sisällä vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen harjoitus-, harrastus-, kilpailu-, turvallisuus- tai tapahtumatoiminnan toteuttamiseksi.

Mahdollisia terveyteen liittyviä tietoja käsitellään ainoastaan niiden henkilöiden toimesta, joille tiedon käsittely on välttämätöntä jäsenen turvallisuuden, terveyden tai toiminnan toteuttamisen kannalta. 

9.Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

myClubin alihankkijat saattavat käsitellä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolella. Siirrot tehdään GDPR:n hyväksymillä suojatoimilla (esim. EU:n vakiolausekkeet).

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää. 

1. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Säilytysajat

• Jäsenen tiedot: 2 vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen

• Toimihenkilön tiedot: 6 vuotta toimihenkilötehtävän päättymisen jälkeen (kirjanpito- ja vastuuaikojen vuoksi)

• Yhteistyökumppaneiden henkilöt: niin kauan kuin sopimus on voimassa + 3 vuotta sopimussuhteen päättymisen jälkeen

• Harjoituspäiväkirjatiedot: 2 vuotta jäsenyyden päättymisestä, ellei rekisteröity pyydä poistamista aiemmin

• Terveystiedot: poistetaan välittömästi, kun käsittelyperustetta ei enää ole tai suostumus peruutetaan

Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos laki tai muu velvoite sitä edellyttää.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

MyClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

myClub toimii henkilötietojen käsittelijänä Haukiputaan Heitto Ryn lukuun. 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa

• Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

• Oikeus peruuttaa suostumus

• Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.

• Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

• Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

• Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.