Tapahtumia järjestäessä huomioitavat ohjeistukset

Voimisteluliiton sivuilta löytyy kootusti ohjeet kilpailuiden järjestämiseen. Myös muissa tapahtumissa on hyvä huomioida vähintään seuraavat:

Turvallisuus 

Tapahtumalle valitaan turvallisuusvastaava, joka perehdyttää tapahtuman toimijat, ja ohjaa heitä ongelmatapauksissa, sekä huolehtii paikalle järjestyksenvalvojat. Tarvittavasta järjestyksenvalvojien määrästä suhteutettuna osallistujamäärään: www.poliisi.fi 

Toimintaohje kilpailuihin ja tapahtumiin syrjivän käytöksen tapauksissa  on tullut voimaan 1.11.2023 ja koskee kaikkia voimistelun kilpailuja ja tapahtumia, jotta osallistujilla, valmentajilla, toimitsijoilla ja tuomareilla on keinot puuttua syrjivään käytökseen

Ensiapu

Kilpailun järjestäjä vastaa ensiavun järjestämisestä lähtökohtaisesti kilpailuissa sattuneiden loukkaantumisten / sairastapausten osalta. Ensiapupistee on hallissa lähellä kilpailu- ja harjoitusaluetta. Ensiapupisteessä on ensiaputaitoinen henkilö, joka osaa tarvittaessa ohjata loukkaantuneet jatkohoitoon. Ensiapupisteessä on riittävästi tapaturman ensihoitoon tarvittavaa välineistöä (mm. kylmäpussit).

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma

Järjestäjä laatii tapahtumasta turvallisuus- ja pelastussuunnitelman. Pelastusviranomaisille tehdään pelastussuunnitelma ennen yleisötapahtumaa, mikäli tapahtumapaikalla ei jo ole omaa turvallisuus- ja pelastussuunnitelmaa. Pelastussuunnitelmassa arvioidaan kohteeseen ja tapahtumaan liittyviä riskejä ottaen huomioon tila, yleisömäärä ja tapahtuman luonne sekä keinoja vaaratilanteiden ehkäisemiseksi. Lisäksi suunnitelmassa kuvaillaan toiminta vaara- tai
kriisitilanteessa. Lisätietoja pelastuslaitosten internetsivuilta.
Turvallisuudessa huomioidaan myös asiattomaan käytökseen puuttuminen.

Viranomaisluvat

Yleisötilaisuuden järjestämisestä tehdään kirjallinen ilmoitus poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, joissa ei tarvita toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi. Ilmoitus yleisötilaisuudesta tulee tehdä ainakin seuraavissa tapauksissa (Lähde: VarsinaisSuomen pelastuslaitos):

– Tapahtumat, joissa on yli 500 henkeä pienellä alueella
– Tapahtuma sisätilassa, jota ei ole suunniteltu yleisötapahtumiin ja osallistujia on yli 100 henkeä
– Tilapäismajoitus (koulumajoitus)
– Koulu-/nuorisodiskot
– Yleisötapahtumat, jotka järjestetään ensimmäisen kerran
– Ilmoituslomake on poliisin internetsivuilla www.poliisi.fi

Vastuuvakuutukset

Voimisteluliiton jäsenseuroilla on voimassa Tuplaturva, joka sisältää vapaaehtoisten toimijoiden tapaturmavakuutuksen ja toiminnan vastuuvakuutuksen.

Liikennejärjestelyt & opasteet

Järjestäjä huolehtii tarvittaessa liikennejärjestelyistä ja autojen ohjauksesta

Esteettömyys

Kilpailun järjestelyissä huomioidaan esteettömyysnäkökulmat. Jokaiselle sukupuolesta, iästä, terveydentilasta, vakaumuksesta, vammaisuudesta tai toimintakyvystä riippumatta pyritään takaamaan osallistumismahdollisuus lajien sääntöjen puitteissa. Huomioidaan myös liikuntarajoitteisten esteetön pääsy katsomoihin ja se, että järjestäjät ja vapaaehtoiset osaavat auttaa ja opastaa näissä asioissa osallistujia ja katsojia.

Kiittäminen

Kaikkia vapaaehtoisia toimijoita, yhteistyökumppaneita, tuomareita ja muita tapahtuman onnistumiseen vaikuttaneita tahoja kiitetään sopivalla tavalla

Allergiat mm. tuoksuyliherkkyys

Kilpailun järjestelyissä huomioidaan allergiat mm. tuoksuyliherkkyys. Mm. hiuslakan, hajusteiden ja savukoneiden käyttö on kielletty sisätiloissa.: https://www.allergia.fi/allergiat/tuoksuyliherkkyys

Äänenvoimakkuus ja melu

Kilpailun järjestelyissä huomioidaan, ettei äänenvoimakkuus ylitä 80 dB 1000 Hertzintaajuudella. Ensiapupisteellä on lainattavissa kuulosuojaimet

Äänentoisto, videointi ja musiikin tekijänoikeusmaksut

Musiikin esittäminen voimistelukilpailuissa sisältyy Olympiakomitean ja lajiliittojen tekijänoikeussopimukseen. Voimisteluliiton seurat maksavat liitolle Teosto- ja Gramex-maksun, jonka suuruus päätetään vuosikokouksessa. Sopimukseen ei kuulu musiikin tallentaminen, taltiointi (mm. videointi), striimaus tai käyttö internetissä/ sosiaalisessa mediassa.
Lisätietoja musiikin tallentamisen hinnoista saa Teoston että Gramexin sivuilta www.teosto.fi ja www.gramex
Tapahtumiin mahdollista taustamusiikkia valitessa huomioidaan lasten läsnäolo tapahtumapaikalla.

Live stream ja kuvaaminen

Järjestäjä voi lähettää live stream -signaalia kilpailuista. Live stream -lähetykset ja Internet-tallenteet eivät sisälly Olympiakomitean ja lajiliittojen musiikin tekijänoikeussopimukseen.
Kisoissa ja katsemuksissa voi olla kuvaaja paikalla. Kuvamateriaalia jakaessa (esim. joukkueiden sisäisesti ja etenkin somessa) huomioidaan kuvattavien kuvausluvat sekä kuvaajan tekijänoikeudet ottamiinsa kuviin.

Toivottavaa on, että julkaistavissa kuvissa on kiinnitetty huomiota siihen, että kuvia ei voisi käyttää epäasiallisiin tarkoituksiin. Alle 12-vuotiaiden osalta toivotaan huomion kiinnittämistä siihen, että näkyviin tulisi lasten voimistelun linjauksen mukaisesti vähemmän koristeellisia pukuja, ja lasten tunnistettavuuden tarkoituksenmukaisuutta pyydetään arvioimaan.