Tehtävänjako

Jaoston jäsenet ja yhteystiedot ovat löydettävissä verkkosivuilta: https://www.haukiputaanheitto.fi/voimistelu/

Eri toimijoiden puoleen voi kääntyä eri asioissa. Alla kuvatut tehtävät ovat ohjeellisia, ja näistä voidaan poiketa jaoston sisäisen työnjaon puitteissa.

Puheenjohtaja/ varapuheenjohtaja:

• kokousten valmistelu

• laskujen hyväksyntä

• toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen tekeminen yhdessä lajikoordinaattorin kanssa, talousarvion tekeminen yhdessä rahastonhoitajan kanssa

• yhteyshenkilönä toimiminen ja tiedusteluihin vastaaminen, postin vastaanottaminen ja käsittely

• yhteydenpito johtokunnan ja jaoston välillä ml. johtokunnan kokouksiin osallistuminen (edustus johtokunnassa päätetään jaoston kokoonpanosta päätettäessä ja ilmoitetaan toimintasuunnitelmassa kullekin vuodelle)

Sihteeri

• pöytäkirjan pito jaoston kokouksissa

• jaoston, ohjaajien ja valmentajien yhteystietojen päivitys

• osallistuminen raporttien tuottamiseen (esim. Tähtiseura-auditoinnit)

• tilastojen kokoaminen yhdessä lajikoordinaattorin ja puheenjohtajan kanssa

  Sihteeri pitää yllä jaoston käyttämää sähköpostilistaa ja Drive-kansiota, jonne on pääsy jaoston jäsenillä

Rahastonhoitaja:

• talousarvion teko (kerran vuodessa) yhdessä muiden jaoston jäsenten kanssa

• yhteistyö valmentajien/ohjaajien, joukkueenjohtajien ja jaoston kanssa raha-asioissa, ml. kausimaksujen ja kuukausimaksujen laskutus

• saapuvien maksujen seuranta ja asiatarkastus

• laskujen ja kulukorvausten maksu ja seuranta

• yhteenveto kirjanpitäjälle

• käteiskassan huolehtiminen tapahtumiin missä myyntiä

• Pankkikortilla hoidettavat maksut joukkueille (yhdessä puheenjohtajan kanssa)

  Rahastonhoitajalla on apunaan ja päivitettävänään myös erillinen Talousohjesääntö jaoston verkkosivuilla.

Lajikoordinaattori (palkattu työntekijä):

• yhteyshenkilö jaoston sisällä sekä ulospäin

• jaoston kehittäminen (ml. Tähtiseura-auditoinnin koordinointi); raportointi

• tilastojen kokoaminen ja toimittaminen Voimisteluliittoon ja johtokunnalle (kaupungille raportointia varten)

• tilavarausten tekeminen ja peruutukset

• ryhmiin ilmoittautumisesta huolehtiminen; voimistelupassien tilaaminen

• kilpailuista, jaoston leireistä ja tapahtumista huolehtiminen

• koulutus- ja ohjaajarekisterin ylläpitäminen, rikostaustaotteiden tarkistus – valmentajien tasojen vahvistaminen

• ajankohtaisista koulutuksista ohjaajille ja valmentajille tiedottaminen; koulutusten järjestäminen

• seurayhteistyö

• valmennuksen laadun seuraaminen; kausisuunnitelmien tarkistus; tuki tarvittaessa

• valmentajien palaverien valmistelu ja koolle kutsuminen

• Verkkosivujen sekä sosiaalisen median ylläpito ja kehittäminen; markkinointi- ja tiedottaminen yhdessä muiden kanssa (erit. harrastevastaava)

Harrastevastaava

• Harrasteryhmien toiminnasta huolehtiminen (sisältö, ohjaajat, ohja

Ensiapuvastaava (jos ei nimetty, lajikoordinaattori hoitaa ko. tehtäviä)

• täydentää harjoituspaikoilla olevia ensiapulaatikoita tarvittaessa

•  toimii kisoissa ja tapahtumissa ensiapupisteen vastuuhenkilönä (huolehtii tekijät ja välineet ensiapupisteeseen)

  Jokaisen joukkueen valmentajalla on harjoituskassissa tärkeimmät ensiaputarvikkeet, joita voi täydentää Jatulin varastosta.

  Ensiapuvastaavalla on apunaan ja päivitettävänään myös erillinen Turvallisuusasiakirja jaoston verkkosivuilla.

Joukkueenjohtaja (jojo):

• osallistuminen jaoston toimintaan, esim. kokouksiin ja kisavalmisteluihin.

• jaoston tapahtumien järjestelyjen koordinointi oman joukkueen osalta

• toimiminen tiedonvälittäjänä valmentajan ja huoltajien välillä.

• tarkistaa voimistelijoiden lisenssit, jäsenyydet, vakuutukset

• oman joukkueen talouden suunnittelu ja seuranta

• voimistelijoiden laskutuksesta huolehtiminen – erittelyt rahastonhoitajalle

• hankintoihin osallistuminen valmentajien ja jaoston kanssa

• matkajärjestelyt (yhdessä matkanjohtajan kanssa)

• muut joukkueen käytännön järjestelyt (esim. tilavaraukset joukkueiltoihin jne.)

  Joukkueenjohtajilla on oma erillinen Joukkueenjohtajan ohje, joka on saatavilla jaoston Drive-kansiossa – ohjeen lisäksi joukkueenjohtajille on saatavilla erilaisia työkaluja, kuten budjettipohja, jonka avulla kustannusseurantaa tehdään kauden aikana, ja sponsorisopimuksen pohja.